لكي تنظم حياتك .. نظم وقتك " نصائح تساعدك"

[القوس]

إدارة الوقـــــت
مشكلة الوقت :
يشتكي كثير من الناس في العصر الحاضر من مشكلة عدم توفر الوقت ، يقول ماكانزي ، وريتشارد (1991م ، ص263) مؤكدين ذلك " لا يوجد شخص لديه الوقت الكافي " ثم يتبعان ذلك بقولهما " لكن مع ذلك كل شخص لديه كل ما هو متوافر من هذا الوقت " متسألين ". إذن ، هل الوقت هو المشكلة أم أنك أنت المشكلة " .

ولمساعدتك في الإجابة على السؤال السابق ، نطلب منك الإجابة على السؤال التالي :

هل يمكن زيادة وقت اليوم والليلة عن أربع وعشرون ساعة ؟

وإجابتك عليه بالطبع سوف تكون : لا ، وبذلك تكون وصلت إلى أن المشكلة هي أنت ، أو بمعنى آخر أن المشكلة هي : ضعف استشعارك أحيانا لأهمية الوقت ، وعدم قدرتك أحياناً أخرى على إدارته بشكل جيد.

ولكي تتأكد من ذلك ندعوك إلى القيام بالتمرين التالي :

نشاط (1) تحديد مشكلة الوقت :
1) أحسب الوقت التقريبي الذي تقضيه يومياً في عملك في الأنشطة المبينة في الجدول التالي ؟
النشـــــــــاط الوقت التقريبي الوقت الذي يمكن توفيره
استقبال المراجعين والزوار
الرد على المكالمات الهاتفية
الحديث مع الزملاء والموظفين
تناول وجبة الإفطار
مطالعة الجرائد والمجلات
المجمــــــــــــوع

2) أسال نفسك هل يمكن أن أوفر جزء من وقت أي نشاط من الأنشطة السابقة ؟ وفي حالة الإجابة بنعم ، دون ذلك الوقت في الخانة المخصصة لذلك ؟

3) أجمع الوقت الذي يمكنك توفيره في جميع الأنشطة ؟

4) هل لاحظت كمية الوقت الضائعة عليك يومياً ، ويمكن أن تستفيد منها ؟

5) أنتقل إلى التمرين التالي (2) لتحديد مستوى إدارتك لوقتك ؟

نشاط (2) اختبار تشخيص إدارة الوقت :

ضع علامة (  ) في الخانة المناسبة لإجابتك في الجدول التالي :

الاختبار نقلاً عن ( أليكساندر،1999م، ص6،5)
م النشــــــــــــــــــاط غالباً أحياناً نادراً
1هل تتعامل مع كل ورقة عمل مرة واحدة فقط ؟
2هل تبدأ مشاريعك وتنهيها في الوقت المحدد لذلك ؟
3هل يعلم الناس أفضل وقت للعثور عليك ؟
4هل تقوم كل يوم بعمل شيء يقربك من أهدافك بعيدة المدى؟
5 هل تستطيع العودة إلى العمل – بعد مقاطعتك فيه – دون أن تتفقد القوة النافعة ؟
6هل تتعامل بفعالية مع الزوار المعلمين الذين يهدرون وقتك ؟
7هل تركز على منع وقوع المشكلات أكثر من محاولة حلها عندما تقع ؟
8 هل يكون لديك وقت متبق قبل الوصول إلى الوعد النهائي ؟
9هل تصل إلى العمل وإلى الاجتماعات وإلى الأحداث في الوقت المناسب ؟
10 هل تقوم بعملية التفويض بطريقة جيدة ؟
11هل تعد قوائم بالمهام اليومية ؟
12هل تنتهي من جميع عناصر تلك القوائم .؟
13هل تجدد أهدافك المهنية والشخصية وتطورها ؟
14هل مكتبك نظيف ومنظم ؟
15 هل تعثر على العناصر بسهولة في ملفاتك ؟
المجمــــــــــوع × 4 ×2 ؛×0
المجموع الكلي

ما يقوله الاختبار التشخيصي عنك :

حدد عدد الإجابات من كل اختيار(غالباً، وأحياناً ، ونادراً) ، ثم أعطي
أربع نقاط لكل اختيار (غالباُ)
ونقطتين عن اختيار (أحياناً)
وصفراً عن اختيار (نادراً)
ثم اجمع النقاط التي تحرزها ، ثم ضع نفسك في المجموعة المناسبة من المجموعات التالية :
49-60 تدير وقتك بكفاءة ، وتسيطر على معظم الايام ومعظم المواقف .
37-48 تدير بعض وقتك بكفاءة . في بعض الاحيان ، تحتاج – مع ذلك إلى ان تكون اكثر تمسكا وحرصا على تطبيق بعض استراتيجيات توفير الوقت .
25-36 انت غالبا ما تكون ضحية للوقت . لا تجعل كل يوم يسيطر عليك طبق فورا الطرق التي ستتعلمها هنا .
13-24 انت قريب جدا من مرحلة فقدان السيطرة ، وبعيد جدا عن التنظيم ، والتمتع بوقت جيد . انك بحاجة إلى تنظيم الوقت بحسب الأولويات .
صفر-12 انت مرتبك ومشتت ومحبط ، ويحتمل انك واقع تحت ضغوط هائلة . ضع الاساليب التي يعرضها هذا الكتاب موضع التنفيذ سوف تتعامل الفصول البارزة مع مشكلاتك . عليك بدراستها جيدا .

مضيعات الوقت :

يعرف كل ماكانزي ، وريتشارد (1991م ) مضيعات الوقت بأنها " كل ما يمنعك من تحقيق أهدافك بشكل فعال " ص263 ، ويبينان (ص ص 263-266 ) أنه تم - من خلال عدة دراسات- تجميع مضيعات الوقت الشائعة فبلغت (40) مضيعاً ، وقد قاما بتصنيفها إلى سبع مجموعات حسب الوظائف الإدارية وذلك على النحو التالي :

في التخطيط :
 عدم وجود أهداف / أولويات / تخطيط
 الإدارة بالأزمات ، تغيير الأولويات .
 محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد / تقديرات غير واقعية للوقت .
 انتظار الطائرات / والمواعيد .
 السفر .
 العجلة / عدم الصبر .

في التنظيم :
 عدم التنظيم الشخصي / طاولات المكتب المزدحمة .
 خلط المسؤولية والسلطة .
 ازدواجية الجهد .
 تعدد الرؤساء .
 الأعمال الورقية / الروتين / القراءة .
 نظام سيئ للملفات .
 معدات غير ملائمة / التسهيلات المادية غير ملائمة .
في التوظيف :
 موظفون غير مدربين / غير أكفاء .
 الزيادة أو النقص في عدد الموظفين .
 التغيب / التأخر / الاستقالات .
 الموظفون الاتكاليون .

في التوجيه :
 التفويض غير الفعال / الاشتراك في تفاصيل روتينية .
 نقص الدافع / اللامبالاة .
 نقص في التنسيق / وفي العمل .

في الاتصالات :
 الاجتماعات .
عدم وضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات .
 " حمى المذكرات الداخلية " / الاتصالات الكثيرة الزائدة .
عدم الاتصالات .

في صنع القرارات :
 التأجيل / التردد .
 طلب الحصول على كل المعلومات .
 قرارات سريعة .

في الرقابة :
 المقاطعات الهاتفية .
 الزائرون المفاجئون .
 عدم القدرة على قول " لا "
 معلومات غير كاملة / معلومات متأخرة .
 نقص الانضباط الذاتي .
نقص الانضباط الذاتي .
 ترك المهام دون إنجازها .
 فقدان المعايير / الرقابة / وتقارير المتابعة
 المؤثرات البصرية الملهية / الضجيج .
 الرقابة الزائدة .
 عدم العلم بما يجري حولك .
 عدم وجود الأشخاص الذين تريدهم للنقاش