إدارة الوقت

[المشرقي الإسلامي]

بسم الله وبالله والحمد لله والصلاة والسلام على أشرف خلق الله محمد بن عبد الله وعلى آله الكرام الميامين مشاعل الهدى ومنابع اليقين الطيبين الطاهرين الذين أذهب الله عنهم الرجس وطهرهم تطهيرا، وعلى أصحابه الأخيار المنتجبين ومن والاهم وتابعهم بإحسان إلى قيام يوم الدين

نتناول الجوانب الآتية :
1. مفهوم إدارة الوقت وأهميته في الحياة
2. الإدارة السليمة للوقت من وجهة النظر الإسلامية

المحور الأول: مفهوم إدارة الوقت وأهميته في الحياة:

يواجه الجميع مشكلة الوقت.. البعض يقول إن الوقت غير كاف، والبعض الآخر يقول لقد سرقني الوقت، آخرون يقولون نتمنى لو أن الوقت يمشي ببطئ أكبر، ومجموعة تقول نحتاج إلى المزيد من الوقت.. فهل المشكلة في الوقت أم في الأفراد؟



لو أمعنا النظر قليلا لرأينا أن الوقت هو الشيء الوحيد الذي منحه الله سبحانه وتعالى للجميع بالتساوي، فنصيب الجميع من اليوم 24 ساعة غنيا كان أو فقيرا، طالبا كان أو موظفا.. فالمشكلة إذن تكمن في الأفراد وليس في الوقت، وبالتحديد في إدارة الأفراد للوقت. فإدارة الوقت أمر غاية في الأهمية لأنه أحد الوسائل أو ربما أهم الوسائل التي تمكن الإنسان من تحقيق أهدافه التي رسمها لنفسه.



أولا: ليس لدي وقت للجدولة والتخطيط:

يحكى أن رجلا كان يبحث عن عمل جاء لأحد التجار طلبا للحصول على وظيفة، فرأى التاجر أن هذا الرجل يحمل بنية جسمية قوية وعضلات بارزة فقرر أن يوظفه لقطع الأخشاب.. أعطى التاجر لهذا الرجل منشارا حادا وطلب منه أن يتوجه إلى الغابة لقطع الأشجار، وكان الرجل في غاية السرور.. في اليومين الأول والثاني تمكن هذا الرجل من قطع ست شجرات كبيرة، وفي اليوم الثالث، قطع خمسا، وفي اليوم الرابع أربعا، وهكذا حتى وصل إلى مرحلة لا يكاد يكمل فيها قطع شجرة واحدة.. جاء التاجر ليرى ما المشكلة، فسأل الرجل عن سبب نقص إنتاجيته، فما كان منه إلا أن أبدى استغرابه من الأمر قائلا: "إنني حقا أجهل السبب، فأنا أعمل بجد واجتهاد ورغبة شديدة، إلا أن النتيجة كما ترى". أطرق التاجر برهة وقال: "أتذكر أول يوم عملت فيه حيث تمكنت من قطع ست شجرات في يوم واحد؟" أجاب الرجل: "أجل"، قال التاجر: "ماذا كان بحوزتك حينها؟"، فأجاب: "لم يكن عندي غير منشار حاد !!". قال التاجر: "وهل حاولت أن تتوقف عن العمل لمدة خمس دقائق لتشحذ المنشار؟"، فأجاب الرجل: "في الحقيقة لم أشأ أن أضيع الوقت". فقال التاجر: "لو أنك أمضيت خمس دقائق من وقتك يوميا لكي تشحذ المنشار لتمكنت من قطع الشجرات الست أو ربما أكثر من ذلك. فالوقت الذي تمضيه في شحذ المنشار لا يسما وقتا ضائعا".. الدرس الذي نستفيده من هذه القصة هو أننا لا بد وأن نتوقف للحظات لنفكر ونخطط ونعد للعمل، بمعنى أننا نشحذ قوانا وفكرنا لإتمام الطريق. فبدون التخطيط سنجد أنفسنا في مواجهة متاعب لا تحصى ولا تعد دون أن نكون قادرين على إدراك الأسباب الحقيقية التي تقف وراءها.



ثانيا: المهم أن يكون المهم مهما:

إن أول خطوات تنظيم الوقت هي تحديد الأولويات. ونقصد بتحديد الأولويات هنا جعل الأمور المهمة والمستعجلة في قمة القائمة، ثم الأمور المهمة غير المستعجلة، ثم الأمور المستعجلة غير المهمة، وأخيرا الأمور غير المهمة وغير المستعجلة. وبذلك نكون قد وفرنا لأنفسنا متسعا من الوقت يبعث على الارتياح النفسي ويعيننا على قضاء حوائجنا ومتطلباتنا بصورة تبعث على الرضا.



ثالثا: قيمة المحتوى:

عند تقسيمك للأعمال ليكن معيار الأهمية بالنسبة إليك هو القيمة التي يضيفها هذا العمل وليس الشخص أو الجهة التي تؤدي إليها العمل. فمن خلال الإحصاءات تبين أن نسبة 20% من الجهد تنتج 80% من القيمة الفعلية في حين تنتج الـ 80% المتبقية من الجهد 20% من القيمة. وعليه فإنه من الضروري أن يتم تحديد الأولوية بناء على قيمة المحتوى والناتج وليس لأن هذا العمل للمدير مثلا وذاك لموظف في القسم، أو هذا العمل للزوجة وذاك لصديق..



رابعا: تجنب التأجيل:

ربما يعتاد البعض على التأجيل، بعد خمس دقائق، بعد ساعة، غدا، الأسبوع القادم.. وهكذا. فما هو تأثير التأجيل على إدارة الوقت؟ إن عملية التأجيل هي المسبب الرئيسي لظاهرة الإرباك أثناء تأدية العمل، ذلك أن كل عملية تأجيل تزيد في أهمية الأمر المؤجل رتبة أو درجة. فتأجيل الأمر المهم غير المستعجل مثلا، يؤدي حتما إلى تحوله إلى أمر مهم ومستعجل فيحل محل مجموعة من الأمور المهمة المستعجلة ويربك جدول العمل. وهكذا هي الحال بالنسبة للأمور الأخرى، فغير المهم يتحول إلى مهم، وغير المستعجل يحتول إلى مستعجل، والنتيجة هي أن الفرد يرى نفسه في وضع مرتبك ووسط ضغط عمل كبير ربما لا ينجح في أدائه بالشكل المطلوب.



خامسا: أين يضيع الوقت؟

إن عملية تنظيم الوقت تمكننا من التخلص من الوقت الضائع والذي غالبا لا يشعر به الفرد. ولكن السؤال هو: أين يضيع الوقت؟ هناك عاملان رئيسيان في إهدار الوقت، هما:

1. العامل البشري أو اليد العاملة.

2. المعدات والآلات.



وسنركز حديثنا هنا على العامل البشري على اعتبار أنه موضوع حديثنا. من الأخطاء الشائعة في بعض المؤسسات ومواقع العمل الاعتقاد بأن من يعمل طول يومه هو المنتج. فمن الممكن جدا أن يكون جميع الموظفين في قسم معين أو إدارة معينة منهمكين في العمل أو حتى مجهدين ومتعبين، إلا أن الإنتاجية ليست هي ما تطمح إليه الإدارة أو يريده المسؤول. وذلك بسبب الوقت الضائع في أكثر من مورد. من هذه الموارد على سبيل المثال:



1. المهمات غير الضرورية (لماذا أقوم بهذا الأمر؟):

إن وظيفة طاقم الإدارة في أي مؤسسة هو تحديد أهمية الأعمال التي يقوم بها أفراد المؤسسة والتخلص من غير الضروري منها. ولكن على الرغم من ذلك تبقى بعض المهمات غير الضرورية قائمة وربما تهدر هذه المهمات الوقت الأكبر في حين تحقق الفائدة الأقل أو قد لا تحقق أية فائدة تذكر. لتحديد هذه المهمات اسأل نفسك قبل الشروع في أي عمل (لماذا هذه المهمة؟) فإذا طال بك الأمر لتجد الجواب، فاعلم بأن المهمة ليست بذات ضرورة أو أهمية. والقاعدة هنا هي أنه كلما طال الوقت لإيجاد الجواب كلما قلت أهمية هذا العمل. ولكن تذكر أنه ليس بالضرورة أن تجد الجواب بنفسك فهناك العديد من الأمور التي قد تجهل الهدف من ورائها. في هذه الحال قم بمناقشة هذه المهمة مع زملائك الأكثر خبرة أو مع مسؤولك المباشر أو حتى مدير القسم. إن سبب ضرورة التخلص من هذا النوع من المهمات هو تيسير الإنتاج، فهذه الأعمال غالبا ما تخلق مشاكل تعيق الإنتاج بتأخيرها للأعمال المهمة والضرورية.



2. الأجزاء غير الضرورية من العمليات:

(ما هي الأجزاء غير المهمة أو غير الضرورية التي يمكن التخلص منها دون أن تؤثر على جودة العمل؟) بعض المهام لا يمكن إلغاؤها بالكامل ذلك أنها قد تكون ضرورية لخطوات لاحقة رغم عدم أهميتها في هذه بصورتها الفردية. في مثل هذه الحالات، غالبا ما تكون هذه الأعمال مشتملة على بعض الإجراءات التي يمكن التخلص منها أو دمجها مع خطوات أخرى أو تقليصها وبالتالي تقليص الوقت المهدور في أدائها. قم بإلغاء ما يمكن إلغاؤه.

وكما فعلت في الخطوة السابقة عندما سألت نفسك (لماذا هذه المهمة؟)، افعل في هذه المرحلة، ولكن ليكن سؤالك بهذه الكيفية (هل يجب أن أفعل هذا كله؟) أو (كيف أبسط هذه العملية؟)، وتأكد أن الإجابة مهما كانت فإنها ستوفر لك ولو الشيء اليسير من الوقت.



3. طول الوقت اللازم لإنجاز العمل:

(هل يمكن إنجاز العمل في وقت أقصر)؟ إن إلغاء عملية معينة أو أجزاء منها يبقى في نهاية المطاف أمرا محدودا، إلا أن سرعة الأداء لا حدود لها مطلقا.

اسأل نفسك: (كيف يمكن أن أنجز نفس العمل أو أحصل على نفس النتيجة في وقت أقل؟). ربما تكون الإجابة هي أن أستحدث نظاما آخر للعمل أو أن أدخل آلة معينة أو أن استخدم تقنية جديدة.. أو ما شابه ذلك.

وللحصول على نتيجة أكثر إيجابية قم بتدوين الخطوات التي تتبعها لإنجاز عمل ما. فعملية التدوين سوف تزودك بأفق أوسع للنظر والتحليل. بعد الانتهاء من عملية التدوين، قم بتحليل الخطوات القائمة كلا على حدة وحدد الوقت الذي تحتاجه لإنجاز كل خطوة. ادرس البدائل المتوفرة التي يمكن توفيرها لإنجاز العمل في هذه الخطوة في وقت أقل.



4. تعقيد العمل:
(هل يمكن تبسيط العمل؟) هناك ترابط كبير جدا بين تبسيط العمل وسرعة أدائه. فكلما زاد التعقيد في العمل زاد وقت الإنجاز، والعكس صحيح. والعمل السهل عادة يعني العمل الأسرع. إن العمل المعقد والذي يستلزم جهدا جسديا وفكريا كبيرا، يتسبب في ظهور مجموعة من الأخطاء، والأخطاء بطبيعة الحال تحتاج إلى التصحيح، وقبل التصحيح تحتاج إلى بعض الوقت في البحث عن الخطأ واكتشافه. فلنفكر إذن كم ستكون خسارتنا إذا كانت هذه الأخطاء من النوع الذي لا يمكن إصلاحه؟



سادسا: لماذا ننظم الوقت؟

يتخوف الكثير من الناس من تنظيم الوقت متخذين لذلك الذرائع المختلفة التي تنم في الحقيقة عن جهل هؤلاء الأفراد بالقيمة الحقيقية لهذه العملية. فيا ترى ما هي المخاوف التي تنتاب البعض من تنظيم الوقت؟

1. التعقيد والانضباط: يعتقد البعض أن تنظيم الوقت يحد من حريتهم في انتقاء العمل الذي يشتهون في الوقت الذي يشاؤون وبالكيفية التي يرغبون بها. وهذا اعتقاد خاطئ تماما، لأن برنامج التنظيم الزمني يمكن أن يكون مرنا كما يشاء الفرد حيث أنه في نهاية المطاف برنامج إرشاد للعمل وليس برنامجا متصلبا لأداء العمل.

2. إلغاء الراحة: مجموعة أخرى من الناس ترى أن جدولة العمل تعني إلغاء الراحة، وهذا اعتقاد خاطئ أيضا. فتنظيم الوقت قد يتيح فترات للراحة لا يتيحها العمل العشوائي. كيف يكون ذلك؟ ببساطة لأن العمل العشوائي يضطر الفرد لأن يقوم بأكثر من عمل في وقت واحد أو أن يؤجل مجموعة من الأعمال من أجل إنجاز عمل طارئ أو مهم سبق وأن تم تأجيله.. وما إلى ذلك من صور. في حين يعني تنظيم الوقت: أداء كل مهمة في وقتها المحددة مما يعطي مجالا أكبر للراحة.

3. عملية تنظيم الوقت نفسها تحتاج إلى وقت: أجل هذا قول صحيح. نحتاج لبعض الوقت لتنظيم وقتنا، ولكن هل تعد 5-10 دقائق من الأربع وعشرين ساعة كثيرة لتنظيم عمل يوم كامل؟ إذن لا بد أن ننفق بعض الوقت لكي نكسب الوقت.





المحور الثاني: الإدارة السليمة للوقت من وجهة النظر الإسلامية:

تتفق النظرة الإسلامية مع النظرة الغربية أو الحديثة بالنسبة لأهمية الوقت وضرورة تنظيم وبرمجة العمل، إلا أنها تختلف مع هذه النظرة من حيث الحِدَّة. فالنظرية الغربية ترى أن الوقت هو المال (Time is Money)، بينما ترى النظرية الإسلامية أن هذا بخس في حق الوقت فالوقت هو الحياة (Time is Life)، بمعنى أنه أغلى من المال.